Jednodniowe szkolenie nie zawsze wystarcza, szczególnie gdy uczestnicy przyjeżdżają z różnych miast, program obejmuje kilka rozbudowanych bloków warsztatowych albo firma chce połączyć zdobywanie wiedzy z integracją zespołu. W takich sytuacjach coraz bardziej naturalnym rozwiązaniem staje się szkolenie z noclegiem. Dwa dni pozwalają spokojniej rozłożyć program, ograniczyć pośpiech, stworzyć przestrzeń na rozmowy poza salą i uniknąć sytuacji, w której po kilku godzinach intensywnych zajęć uczestników czeka jeszcze kilkusetkilometrowa podróż do domu.
Organizacja takiego wydarzenia jest jednak bardziej wymagająca niż rezerwacja samej sali. Trzeba jednocześnie pomyśleć o przestrzeni szkoleniowej, pokojach, wyżywieniu, parkingu, godzinach zameldowania, przerwach, kolacji, a czasami również o wieczornej integracji. Dobry hotel może znaczną część tych problemów rozwiązać w jednym miejscu. Źle dobrany obiekt może natomiast sprawić, że nawet ciekawy program szkolenia zostanie zapamiętany przede wszystkim przez kolejki do recepcji, niewygodne pokoje albo zbyt małą salę.
Kiedy warto zorganizować szkolenie z noclegiem?
Najbardziej oczywistym powodem jest odległość. Jeśli pracownicy jednej firmy przyjeżdżają z Warszawy, Krakowa, Poznania, Wrocławia czy Gdańska, organizowanie spotkania od rana do późnego popołudnia oznacza dla części z nich konieczność wyjazdu bardzo wcześnie i powrotu późnym wieczorem. Trudno oczekiwać pełnego zaangażowania od osoby, która przed rozpoczęciem zajęć spędziła kilka godzin za kierownicą.
Nocleg daje znacznie większą swobodę. Pierwszego dnia można rozpocząć zajęcia później, dając uczestnikom czas na spokojny dojazd. Program nie musi być upakowany do granic możliwości, a po zakończeniu części szkoleniowej można zaplanować wspólną kolację. Następnego dnia uczestnicy wracają na salę po śniadaniu, bez kolejnej podróży i bez konieczności organizowania transportu pomiędzy hotelem a miejscem szkolenia.
Dwudniowa formuła sprawdza się szczególnie dobrze podczas szkoleń menedżerskich, warsztatów strategicznych, spotkań sprzedażowych, wdrożeń nowych produktów, szkoleń technicznych oraz wydarzeń wymagających pracy w grupach. Jest również interesującym rozwiązaniem wtedy, gdy firma chce połączyć szkolenie z elementami wyjazdu integracyjnego.
Najpierw zaplanuj szkolenie, później szukaj hotelu
Jednym z częstszych błędów jest rozpoczynanie organizacji od przeglądania hoteli. Zdjęcia atrakcyjnego obiektu potrafią przekonać do konkretnego miejsca, zanim organizator dokładnie określi, czego właściwie potrzebuje. Tymczasem kolejność powinna być odwrotna.
Najpierw warto ustalić liczbę uczestników, ich miejsca wyjazdu, przewidywane godziny przyjazdu i wyjazdu, długość poszczególnych bloków szkoleniowych oraz charakter zajęć. Innej przestrzeni potrzebuje 20-osobowa grupa słuchająca prezentacji, a innej ta sama grupa podczas warsztatów, w których uczestnicy mają pracować w czterech lub pięciu zespołach.
Trzeba również odpowiedzieć na pytanie, co wydarzy się po zakończeniu pierwszego dnia. Czy będzie to zwykła kolacja? Uroczysta kolacja firmowa? Spotkanie przy grillu? A może krótka aktywność integracyjna? Dopiero mając taki scenariusz, można rozpocząć poszukiwanie obiektu, który rzeczywiście będzie do niego pasował.
Hotel szkoleniowy powinien łączyć kilka funkcji
W przypadku szkolenia z noclegiem hotel przestaje być wyłącznie miejscem, w którym uczestnicy śpią. Przez kilkadziesiąt godzin staje się właściwie centrum całego wydarzenia. Tutaj odbywają się zajęcia, przerwy, posiłki, rozmowy biznesowe, odpoczynek oraz wieczorne spotkanie.
Dlatego warto szukać obiektu, który posiada odpowiednie zaplecze konferencyjno-szkoleniowe, własną gastronomię i wystarczającą bazę noclegową. Dużym atutem jest możliwość zorganizowania wszystkich elementów wydarzenia w jednym budynku lub kompleksie. Dzięki temu uczestnicy nie muszą korzystać z samochodów ani autokaru po zakończeniu zajęć, a organizator nie musi synchronizować pracy kilku różnych usługodawców.
Szczególnie wygodne są hotele, w których sala szkoleniowa, restauracja i pokoje znajdują się blisko siebie, ale jednocześnie poszczególne strefy są odpowiednio oddzielone. Uczestnicy powinni móc podczas przerwy wyjść z sali, zmienić otoczenie i przez chwilę odpocząć od zajęć.
Lokalizacja – centrum miasta nie zawsze wygrywa
Przy jednodniowym spotkaniu lokalizacja w centrum dużego miasta może być ogromnym atutem. Przy dwudniowym szkoleniu sytuacja wygląda nieco inaczej. Skoro uczestnicy i tak pozostają na noc, można rozważyć hotel położony poza ścisłym centrum, a nawet poza miastem.
Najważniejsza staje się dostępność komunikacyjna. Jeżeli większość osób przyjedzie samochodami, warto zwrócić uwagę na bliskość autostrady lub drogi ekspresowej i dostępność parkingu. Jeśli uczestnicy korzystają z kolei, istotna będzie możliwość wygodnego dotarcia z dworca.
Obiekt położony kilkanaście czy kilkadziesiąt kilometrów od dużego miasta może mieć dodatkową przewagę: spokojniejsze otoczenie, tereny zielone oraz przestrzeń umożliwiającą organizację części integracyjnej. Resort, hotel podmiejski, pałac czy obiekt położony nad jeziorem może więc w przypadku dwudniowego wyjazdu sprawdzić się lepiej niż typowy hotel biznesowy w centrum.
Sala szkoleniowa – liczba krzeseł to zdecydowanie za mało
Informacja, że sala mieści 40 osób, niewiele mówi o tym, czy będzie odpowiednia dla 40-osobowego szkolenia. Maksymalna pojemność bardzo często dotyczy ustawienia teatralnego, czyli rzędów krzeseł skierowanych w stronę prowadzącego. Jeśli uczestnicy mają siedzieć przy stołach, potrzebna powierzchnia szybko rośnie.
Dlatego podczas wyboru sali trzeba określić preferowany układ. Do prezentacji dla większej grupy może wystarczyć ustawienie teatralne. Przy klasycznym szkoleniu często lepiej sprawdza się układ szkolny. Podkowa ułatwia dyskusję, natomiast wyspy są dobrym rozwiązaniem podczas warsztatów i pracy zespołowej.
Warto sprawdzić również dostęp do światła dziennego, możliwość zaciemnienia, klimatyzację, sprawną wentylację, akustykę i dostęp do szybkiego internetu. Standardem powinny być ekran lub odpowiednio duży monitor, projektor, flipchart oraz wystarczająca liczba gniazdek elektrycznych. Przy większych grupach mogą być potrzebne mikrofony i nagłośnienie.
Jeżeli program przewiduje pracę w kilku zespołach, warto zapytać o dodatkowe mniejsze sale lub przestrzenie typu breakout room. Rozdzielenie czterech grup w cztery różne miejsca może dać znacznie lepszy efekt niż próba prowadzenia kilku dyskusji jednocześnie w jednym pomieszczeniu.
Sprawdź nie tylko liczbę miejsc w sali, ale również liczbę pokoi
To szczególnie ważne przy większych szkoleniach. Hotel może dysponować salą dla 150 osób, ale nie oznacza to automatycznie, że może jednocześnie zapewnić nocleg całej grupie. Część pokoi może być ponadto zajęta przez innych gości.
Dostępność noclegów trzeba więc sprawdzać dla konkretnego terminu i najlepiej robić to równocześnie z rezerwacją sali. Im większa grupa, tym ważniejsze staje się odpowiednio wczesne zabezpieczenie puli pokoi.
Trzeba też ustalić strukturę zakwaterowania. Czy każdy uczestnik otrzyma własny pokój? Czy firma dopuszcza pokoje dwuosobowe? Czy prowadzący i kadra zarządzająca mają otrzymać pokoje o innym standardzie? To decyzje, które potrafią istotnie wpłynąć na budżet całego wydarzenia.
Pokój jednoosobowy czy dwuosobowy?
W przypadku wyjazdu służbowego najbardziej komfortowym rozwiązaniem jest zapewnienie każdemu uczestnikowi osobnego pokoju. Daje to prywatność i możliwość odpoczynku po całym dniu zajęć. Nie zawsze jednak pozwala na to budżet albo dostępność hotelu.
Alternatywą są pokoje dwuosobowe. W takim przypadku trzeba odpowiednio wcześniej określić zasady zakwaterowania. Nie warto pozostawiać tej kwestii przypadkowi i dopiero podczas zameldowania pytać uczestników, kto z kim chce mieszkać.
Przy większej grupie niezwykle przydatna staje się rooming list, czyli przygotowana wcześniej lista zakwaterowania. Hotel otrzymuje informację, kto przyjeżdża, jaki pokój powinien otrzymać oraz czy występują dodatkowe wymagania. Dzięki temu recepcja może wcześniej przygotować klucze lub karty i znacznie przyspieszyć obsługę grupy.
Zameldowanie trzeba dopasować do harmonogramu szkolenia
Typowa hotelowa doba rozpoczyna się po południu, tymczasem uczestnicy szkolenia mogą pojawić się w obiekcie już rano. Nie oznacza to, że całe wydarzenie musi rozpoczynać się dopiero po zameldowaniu.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie miejsca, w którym uczestnicy zostawią bagaże, a następnie przejście bezpośrednio na kawę powitalną i pierwszą część szkolenia. Zameldowanie może nastąpić później, np. podczas dłuższej przerwy albo po zakończeniu zajęć.
Przy dużych grupach warto jednak dokładnie omówić tę procedurę z hotelem. Jeśli o godzinie 17:00 pięćdziesięciu uczestników jednocześnie pojawi się w recepcji, nawet sprawna obsługa może potrzebować czasu. Przygotowane wcześniej karty i kompletna lista gości potrafią znacząco usprawnić cały proces.
Wyżywienie jest częścią wydarzenia, a nie dodatkiem
Dwudniowe szkolenie wymaga znacznie dokładniejszego zaplanowania gastronomii niż kilkugodzinne spotkanie. Najczęściej potrzebne będą przerwy kawowe, lunch pierwszego dnia, kolacja, śniadanie oraz posiłek drugiego dnia.
Przerwa kawowa powinna pojawiać się w takich momentach, aby uczestnicy nie tracili koncentracji. Nie zawsze dobrym pomysłem jest pozostawienie kawy w sali przez cały dzień. Wyjście do foyer lub innej przestrzeni pozwala na chwilę zmienić otoczenie, porozmawiać i odpocząć.
Przed wydarzeniem należy również zebrać informacje o dietach i szczególnych wymaganiach żywieniowych uczestników. Hotel powinien odpowiednio wcześniej wiedzieć, ile przygotować posiłków wegetariańskich, wegańskich czy bezglutenowych oraz czy występują inne ograniczenia wymagające uwzględnienia przez kuchnię.
Wieczór po szkoleniu – nie trzeba organizować wielkiej imprezy
Po siedmiu czy ośmiu godzinach intensywnych zajęć uczestnicy niekoniecznie potrzebują kolejnego rozbudowanego punktu programu. Czasami najlepszą integracją okazuje się po prostu dobra kolacja, podczas której ludzie mogą spokojnie porozmawiać.
Jeżeli jednak wyjazd ma mieć wyraźny charakter integracyjny, można wykorzystać możliwości hotelu i jego otoczenia. W zależności od miejsca może to być ognisko, grill, degustacja, krótka gra zespołowa, kręgle, strefa SPA, spacer z przewodnikiem albo inna aktywność.
Najważniejsze, żeby wieczorny program był dopasowany do intensywności szkolenia. Wypełnienie uczestnikom każdej minuty od śniadania do późnej nocy może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.
Jak może wyglądać dwudniowe szkolenie?
Pierwszego dnia uczestnicy mogą przyjechać między godziną 9:00 a 10:00. W tym czasie hotel przygotowuje kawę powitalną, odbywa się rejestracja, a bagaże trafiają do wyznaczonego miejsca. O 10:00 rozpoczyna się pierwszy blok szkoleniowy. Po około półtorej godziny następuje przerwa kawowa, a następnie kolejny blok do lunchu.
Po obiedzie można zaplanować część bardziej warsztatową, ponieważ koncentracja uczestników po kilku godzinach słuchania prezentacji naturalnie spada. Zajęcia mogą zakończyć się około 17:00–17:30. Następnie uczestnicy otrzymują czas na zameldowanie, odpoczynek i przygotowanie do kolacji rozpoczynającej się około 19:00.
Drugiego dnia po śniadaniu zajęcia mogą ruszyć o 9:00. Warto wykorzystać poranek na najważniejszą część merytoryczną, a później przejść do ćwiczeń, dyskusji i podsumowania. Zakończenie szkolenia lunchem około 14:00 daje uczestnikom możliwość spokojnego powrotu do domu jeszcze tego samego dnia.
Ile kosztuje szkolenie z noclegiem?
Cena zależy od wielu elementów, dlatego porównywanie hoteli wyłącznie na podstawie kosztu wynajmu sali może prowadzić do błędnych wniosków. Na całkowity budżet składają się przede wszystkim noclegi, wynajem przestrzeni szkoleniowej, wyposażenie techniczne, przerwy kawowe, lunche, kolacja, parking oraz ewentualne atrakcje.
Hotel oferujący tańszą salę może okazać się droższy po doliczeniu projektora, nagłośnienia, parkingu czy dodatkowej przestrzeni do pracy zespołowej. Z kolei inny obiekt może zaproponować pakiet konferencyjny obejmujący większość potrzebnych świadczeń.
Dlatego najlepiej prosić obiekty o przygotowanie kompletnej kalkulacji dla tego samego scenariusza. Dopiero wtedy można rzeczywiście porównywać oferty.
Co przekazać hotelowi w zapytaniu?
Im dokładniejsze zapytanie otrzyma hotel, tym bardziej konkretna będzie odpowiedź. Zamiast pisać „proszę o ofertę szkolenia dla około 30 osób”, warto podać termin, liczbę uczestników, godziny rozpoczęcia i zakończenia, wymagany układ sali, potrzebne wyposażenie, liczbę pokoi, preferowaną strukturę zakwaterowania oraz oczekiwane wyżywienie.
Warto również zaznaczyć, czy potrzebny jest parking, dodatkowa sala do pracy w grupach oraz przestrzeń na wieczorne spotkanie. Jeżeli firma rozważa integrację, można od razu zapytać hotel o dostępne możliwości.
Dzięki temu organizator otrzyma oferty, które można ze sobą porównać, zamiast kilku zupełnie różnych propozycji wymagających kolejnych telefonów i wiadomości.
Uważaj na warunki anulacji i zmian liczby uczestników
W wydarzeniach firmowych liczba uczestników potrafi zmieniać się niemal do ostatniej chwili. Ktoś zachoruje, inna osoba nie będzie mogła przyjechać, a kolejna zostanie dopisana do listy kilka dni przed wydarzeniem.
Dlatego przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, do kiedy można bezkosztowo zmniejszyć liczbę pokoi i posiłków, kiedy należy przekazać ostateczną rooming list oraz jakie koszty pojawią się w przypadku całkowitego odwołania wydarzenia.
Przy większych grupach różnica pomiędzy 30 a 35 uczestnikami oznacza pięć dodatkowych noclegów, kolacji, śniadań, lunchów i pakietów konferencyjnych. Warto więc wiedzieć, w którym momencie deklarowana liczba osób staje się wiążąca.
Najlepszy hotel to niekoniecznie ten najbardziej luksusowy
Przy szkoleniu firmowym znacznie ważniejsza od liczby gwiazdek może być funkcjonalność obiektu. Świetna sala, sprawne Wi-Fi, dobre jedzenie, wygodne pokoje, duży parking i doświadczony opiekun wydarzenia potrafią mieć większe znaczenie niż rozbudowane SPA czy efektowne lobby.
Dobry hotel szkoleniowy powinien przede wszystkim pozwolić organizatorowi skupić się na uczestnikach i programie, zamiast przez cały dzień rozwiązywać problemy logistyczne.
Warto więc patrzeć na obiekt jako na całość. Sala konferencyjna, noclegi, gastronomia i zaplecze dodatkowe powinny tworzyć jeden sprawnie działający system.
Szkolenie z noclegiem daje więcej niż dodatkowy dzień zajęć
Dobrze zaplanowany dwudniowy wyjazd może być znacznie bardziej wartościowy niż dwa niezależne dni szkoleniowe. Uczestnicy nie rozjeżdżają się po pierwszej części wydarzenia, mają więcej okazji do rozmów, a wieczorne spotkanie często pozwala nawiązać relacje, na które podczas formalnych zajęć zwyczajnie brakuje czasu.
Kluczowe jest jednak odpowiednie miejsce. Hotel powinien zapewnić nie tylko łóżko i salę z projektorem, lecz całe zaplecze potrzebne grupie przez dwa dni – od parkingu i porannej kawy, przez komfortową przestrzeń szkoleniową, po kolację, nocleg i śniadanie.
Dlatego przy wyborze obiektu warto patrzeć szerzej niż na cenę pokoju czy maksymalną pojemność sali. Najlepsze miejsce na szkolenie z noclegiem to takie, w którym program, logistyka, noclegi i gastronomia wzajemnie się uzupełniają. Jeśli wszystkie te elementy zostaną dobrze zaplanowane, uczestnicy mogą skoncentrować się na tym, po co rzeczywiście przyjechali – zdobywaniu wiedzy, wymianie doświadczeń i budowaniu relacji.
