Jednym z lepszych, pomocnych narzędzi są konferencje, połączone z panelami wykładowymi, szkoleniowymi bądź prezentacją produktu/usługi. Powodzenie takiego przedsięwzięcia zależy jednak od kilku czynników. W konferencji powinny wziąć bowiem udział poważane w danej branży osobistości, które odpowiedzialne będą za prowadzenie poszczególnych paneli, ale przede wszystkim konferencja powinna zgromadzić liczną i zainteresowaną tematyką i panelami publiczność. Najlepszym sposobem na zapewnienie sobie szerokiej publiczności jest wysłanie osobistych zaproszeń, zamieszczenie reklamy w prasie, w internecie, a także w miejscach, gdzie przebywa wiele osób zainteresowanych danym tematem.

Musimy też posiadać odpowiednie miejsce i przestrzeń dla zaproszonych i obecnych osób. Oczywiście należy wybierać tylko sale konferencyjne, gdzie organizatorzy dbają o profesjonalne nagłośnienie, sprzęt audio – wizualny i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, jeśli konferencja ma rangę międzynarodową. Sala właściwie jest jednym z ważniejszych elementów organizowania konferencji. To od komfortu i wygody zależy czy goście nie opuszczą przed czasem konferencji bądź wykładów, a także jak zapamiętają treść konferencji. Nawet jeśli zaprosimy najlepszych mówców i specjalistów z danej branży, to złe miejsce, czy kiepskie nagłośnienie bądź mało wygodne krzesła popsują cały efekt. Hotele i ośrodki konferencyjno – szkoleniowe to dobra opcja, w przypadku, kiedy ważna jest dla nas baza noclegowo – hotelowa.

Dobry efekt konferencji zapewnią też na wysokim poziomie materiały, broszury, wizytówki, katalogi czy prezentacje multimedialne, które publikowane są podczas konferencji. Wiele firm korzysta tutaj z zawieszanych ekranów, na których prezentowane są różne wykresy, informacje czy reklamy dotyczące tematyki konferencji, jak i samego przedsiębiorstwa, czy występujących podczas spotkania osób.

W ciągu ostatnich kilkunastu lat liczba konferencji w Polsce jest bardzo duża. Organizują je firmy, rożne organizacje, instytucje, fundacje, koła naukowe czy uczelnie wyższe. Najważniejsze, że w naszym kraju jest wiele obiektów i sal konferencyjnych, które zapewniają dobre warunki do ich przeprowadzania.

(fot. sxc.hu)