Planuj z wyprzedzeniem
Zacząć trzeba od samej sali – i to niekoniecznie jednej. Jeśli szykujemy konferencję z większym rozmachem, to rzecz jasna już na początku trzeba pomyśleć i szukać sali, która pomieści odpowiednio dużo gości. Co więcej, w niektórych sytuacjach, gdy program przewiduje kilka ścieżek tematycznych i towarzyszące temu wszystkiemu warsztaty, i prezentacje, kluczowy może okazać się dostęp do kilku sal równocześnie.
Dodatkowe sale mają jeszcze jeden plus. Pozwalają na zorganizowania w charakterze imprezy towarzyszącej targów branżowych, dając tym samym przedstawicielom branży możliwość zaprezentowania swojej oferty wszystkim zainteresowanym. Jeśli użyć przy tym mobilnych ścianek można w miarę optymalnie wykorzystać dostępną powierzchnię.
Sale to nie wszystko
Choć zabrzmi to jak banał, jeśli wydarzenie ma być duże i przyciągać gości z całego kraju, niezbędne będzie również zapewnienie odpowiedniej bazy noclegowej. Z tego zresztą powodu wiele osób przygotowując konferencję wynajmuje sale bezpośrednio w hotelach. To jednak nie wszystko…
– Wielu organizatorów pamiętając o uwzględnieniu powierzchni sal i o zapewnieniu ewentualnych miejsc noclegowych zapomina o innym, bardzo istotnym czynniku. O czymś tak podstawowym, jak miejsca parkingowe – mówi Ryszard Lenart z Hotelu Lenart w Wieliczce. – W efekcie przed rozpoczęciem wydarzenia może dochodzić do zamieszania, odbierania telefonu za telefonem, instruowania gości gdzie można szukać miejsca dla samochodu… A to wszystko przekłada się na opóźnienie inauguracji eventu.
Catering
Gdy mowa o wydarzeniu całodniowym, koniecznie trzeba pomyśleć również o zorganizowaniu dla uczestników herbaty i kawy, czyli przerwy kawowej i obiadowej. Przerwy kawowe mogą być symboliczne, ale również rozbudowane o ciasta, kanapki, soki. Może to być przerwa jednorazowa lub ciągła, gdzie produkty są na bieżąco uzupełniane przez cały czas trwania konferencji. Koniecznością jest zaplanowanie dłuższej przerwy w ciągu dnia na tzw. lunch czy obiad, tak aby goście mogli w tym czasie spokojnie spożyć posiłek, ale i trochę odpocząć.
Wizja, dźwięk i inna elektronika
– Trudno myśleć o dużej konferencji bez zaplecza technicznego. Teoretycznie wszystkie urządzenia powinien dostarczyć organizator, ale w praktyce lepiej, by było ono dostępne na miejscu. Choćby dlatego, że nie trzeba eksperymentować z ułożeniem projektora, a właściciele sal konferencyjnych znając swój budynek doskonale wiedzą jakie ułożenie głośników zapewni najlepszą akustykę – radzi Ryszard Lenart z Hotelu Lenart.
Obok głośników i projektorów zaplecze techniczne powinno też uwzględniać inne sprzęty, jak przedłużacze kabli, czy mikrofony. Warto jednak właścicieli sal pytać również o rozmieszczone w podłodze dodatkowe gniazdka, pozwalające gościom na podłączenie laptopów w trakcie trwania wystąpień, czy nawet o akcesoria zupełnie nietechniczne, jak podest dla prelegentów. O tym ostatnim czasem się zapomina, a przecież potrafi on znacznie ułatwić życie. Niekiedy konieczna jest mównica, a nawet wtedy, gdy nie zachodzi taka konieczność, zapytajmy o taką możliwość, bo występ zza mównicy podnosi rangę przemowy.
