Scenariuszy na event jest tyle, ile agencji. Jeszcze więcej jest miejsc na ich organizację. Wszystko zależy od tego, co chce się zorganizować, jakimi funduszami się dysponuje, jaki chce się osiągnąć efekt oraz dla kogo przygotowuje się imprezę.
GREEN EVENT
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na tzw. green event czyli imprezę powiązaną z ochroną środowiska. Chodzi o użycie elementów, które są ekologiczne oraz zminimalizowanie wydatków.
EVENT NISKOBUDŻETOWY
Modne staje się także przygotowywanie imprez firmowych bez zbędnych kosztów tzw. event niskobudżetowy. W tej kategorii mieszczą się te imprezy, których koszt organizacji nie przekracza 50 tys. euro, a są równie interesujące, jak te.
EVENT O PORANKU
To dobra alternatywa dla wszystkich tych, którzy chcą zredukować koszta. Wiele lokali działa w godzinach przedpołudniowych także, a wynajęcie sal o poranku jest zdecydowanie tańsze niż wieczorami, czy po południu. Nie trzeba także martwić się poczęstunkiem, drogim alkoholem i całą oprawą, która niezbędna jest przy okazji organizowania eventu wieczornego. Może pozostać przy zamówieniu cateringu i postawić na lekkie przekąski i dania, które nie będą wymagały wielkiego wysiłku. Całość urozmaicić można występem artysty grającego przyjemną muzykę dla każdego.
Tego typu rozwiązanie szczególnie sprawdzi się na imprezie, której celem nadrzędnym jest wypromowanie marki. Wczesna pora organizacji eventu gwarantuje, że zaproszeni na niego goście pojawią się wypoczęci i nic ważnego z prezentacji nie umknie ich uwadze. Mało tego, istnieje większe prawdopodobieństwo, co do tego, że prezentowane argumenty lub rozwiązania spotkają się z większą aprobatą niż podczas spotkania wieczornego.
I-EVENT – INTERAKTYWNY BAR
To bardzo nowoczesny pomysł, który z powodzeniem można zastosować przy promocji przedsiębiorstwa bądź marki. Jego istota polega na tym, że urozmaica się klientom czas wyświetlając na interaktywnych tablicach i ladach informacje. Dodatkowo można generować dzięki temu zyski.
Reklama wcale nie musi być nachalna i uciążliwa dla odbiorców, którzy sami decydować mogą o tym, co chcą oglądać, jaki rodzaj reklamy ich interesuje. Mogą zmieniać obrazy układając specyficznie np. szkło na blacie.
Z racji tej, że tablety zintegrowane są z Bluetootem, który umożliwia ściąganie wybranych treści na osobisty telefon komórkowy. Można w przyszłości spróbować zorganizować w takiej scenerii szkolenie bądź konferencję. Teraz wykorzystuje się interaktywne bary w ventach ekskluzywnych i na wystawach.
EVENT TELEWIZYJNY
Biorąc pod uwagę koszty, jakie związane są z organizacją eventu, ta forma wydaje się być jedną z mniej kosztownych, a dociera do szerokiego grona odbiorców. Zorganizowanie eventu telewizyjnego wydaje się być także dobrym rozwiązaniem dla sektorów takich jak np. produkujących wyroby tytoniowe lub alkoholowe. Producenci mają bowiem niewielkie pole do popisu w promocji tych produktów. Jednakże z tej formy często korzystają także firmy z branży spożywczej, zdrowotnej, czy sportowej umieszczając swój produkt w serialu telewizyjnym, teledysku, czy grze komputerowej.
Ten rodzaj promocji zwany product placement w chwili obecnej jest bardzo popularną formą promocji. Jednak tylko odpowiednio przygotowana strategia, w której odbiorca nie będzie czuł się manipulowany, ma szansę odnieść zamierzony sukces. Trzeba wiec zwrócić uwagę na to, jaki produkt będzie odpowiadał konkretnej scenerii.
EVENT POŁĄCZONY ZE SZKOLENIEM LUB KONFERENCJĄ
W momencie, kiedy kryzys spowodował cięcia finansowe szczególnie w branży eventów, warto wystosować do swoich klientów specjalną ofertę. Mianowicie można śmiało połączyć event ze szkoleniem, bądź konferencją. Wówczas impreza sama w sobie schodzi na dalszy plan, a nadrzędna staje się edukacja pracowników, bądź spotkanie na kanwie służbowej, podczas którego można omówić istotne dla przedsiębiorstwa kwestie.
Kiedy wielu pracowników straciło stałe posady, warto zainwestować w najlepszych. Od tych, którzy pozostali zależy dalszy sukces przedsięwzięcia, dlatego nie warto oszczędzać na podnoszeniu kwalifikacji zatrudnionych. Można tym samym poprawić komfort psychiczny pracowników, a jak powszechnie wiadomo, zadowolony pracownik to efektywny pracownik.
Zorganizowanie szkolenia bądź kursu jest dodatkowym sygnałem dla pracownika, że jest on osobą cenioną w firmie. Ta myśl motywuje go do osiągania lepszych wyników w pracy, a co więcej buduje lojalność w stosunku do przełożonego.
EVENT INTEGRACYJNY
Imprezy integracyjne pomagają zacieśnić więzi zespołu, wyeliminować niesnaski, wytypować liderów. Stanowią one lekcję lojalności wobec pracodawcy. W rezultacie powodują też dumę z możliwości pracy w danej firmie. Słowem jej zadaniem jest usprawnienie współpracy i uświadomienie pracownikom, że pracują w firmie, której nie jest obojętne dobre samopoczucie załogi.
Najlepszą formą integracji pracowników jest przede wszystkim zabawa. Można wtedy rozwiązywać problemy oraz lepiej się poznać, by usprawnić współpracę. Często motywuje ona do zdrowej rywalizacji. Ta z kolei jest pierwszym krokiem do zwiększenia obrotów firmy. Cel, jaki chce się dzięki niej osiągnąć wpływa na wybór scenariusza.
Jeśli w zamierzeniu ma się zbudowanie nowego zespołu pracowników, którzy będą sprawnie ze sobą współpracować, warto tak zorganizować imprezę, by obecni na niej ludzie mogli przede wszystkim poznać się w nieformalnej atmosferze. Nie bez znaczenia jest także możliwość zbudowania przez współpracujących ze sobą wzajemnych relacji opartych na zaufaniu oraz ustalenie zasad obowiązujących w grupie. Kiedy celem integracji jest usprawnienie pracy zespołu już istniejącego, przede wszystkim powinno się umożliwić mu wyeliminowanie wszelkich „zgrzytów” i wyjaśnienie nieporozumień. W rezultacie spotkanie firmowe pod hasłem „integracja pracowników” umożliwia refleksję nad dotychczasową działalnością. Często jest ono także pobudką do znalezienia usprawnień. Jeśli w firmie formuje się nowy zespół, w skład którego wchodzą pracujący niegdyś konkurujący ze sobą ludzie, integracja pracowników wydaje się wtedy niezbędna. Warto więc w takim wypadku zorganizować imprezę firmową, której scenariusz będzie nastawiony na zabawy pomagające uczestnikom zmienić sposób myślenia do tego stopnia, że rywalizację zamienią oni na wzajemną pomoc i współgranie. Gdy chce się zdefiniować role w zespole powinno się tak zorganizować spotkanie firmowe, by pozwolić uczestnikom odnaleźć swoje miejsce w zespole. Dzięki temu uniknie się marnowania energii przez pracowników, którzy będą wchodzić tylko w te role, w których staną na wysokości zadania. Ścisłe określenie ról każdego członka w zespole uniemożliwi także walkę o stanowiska. Wyprawy, które organizowane są w ramach spotkań firmowych, mogą polepszyć także komunikację pomiędzy określonymi działami w przedsiębiorstwie. Często bowiem jest tak, że pracownicy, którzy się nie znają na innej niż zawodowa płaszczyźnie, nie potrafią się porozumieć, co powoduje problemy we współpracy.
Imprezy firmowe, których celem jest integracja pracowników, stanowią niejednokrotnie okazję do sportowej rozrywki, na którą nie każdy może sobie indywidualnie pozwolić lub zwyczajnie nie wie o istnieniu takich niekonwencjonalnych form aktywnego wypoczynku. Urozmaicone bywają zabawami, wśród których ciekawie prezentują się: paintball, zorbing, jazda czołgiem, na quadach, skuterach śnieżnych, nartach, gra w piłkę plażową, loty balonem i szybowcem, kuligi, ogniska, curling itp.
Do wyboru bywają też inne niż sportowe rozrywki. Może to być występ znanego artysty, pokaz sztucznych ogni, degustacja wina, popisy cyrkowe bądź iluzjonistyczne, pobyt w galerii sztuki, kasynie oraz występy teatralne lub kabaretowe. Wybór atrakcji uzależniony bywa od aktualnej mody, rodzaju przedsiębiorstwa, branży, którą się ono zajmuje, wielkości grupy, wieku uczestników, ich doświadczenia w podobnych imprezach, kondycji, celu, jaki chce się osiągnąć, a coraz częściej także od płci.
Chociaż jednym z celów zabawy integracyjnej jest dobra zabawa, nie musi być ona tak kosztowna. Doskonale wiedzą o tym przedstawiciele niewielkich przedsiębiorstw i korzystają z tej socjotechniki, jaką jest integracja pracowników, jednak w nieco skromniejszym wymiarze. Z powodzeniem spotkania, których celem jest integracja, można organizować także w siedzibach firm, w lokalach gastronomicznych, w salach balowych, w centrach konferencyjnych, w hotelach, zajazdach, klubach. Spotkanie integracyjne może mieć charakter eventu, gdzie gwoździem programu może być np. degustacja cygar lub alkoholi, może to być także zwykły grill. Choć ten wariant wymaga już otwartej przestrzeni i organizacji w plenerze. Podobnie jak przygotowywanie pikników i festynów.
EVENT MOTYWACYJNY – INCENTIVE EVENT
Śmiało można zaryzykować stwierdzenie, że event tego rodzaju jest bardzo ekskluzywny. Tylko najlepsi wśród pracowników lub kontrahentów mają szansę wziąć w nim udział. Jest on bowiem czymś na kształt nagrody za osiągnięte wyniki np. w sprzedaży dla zatrudnionych. Partnerzy biznesowi zaś powinni potraktować tę imprezę jako zachętę do dalszej owocnej współpracy oraz podziękowanie za obecną.
Impreza motywacyjna może zostać zorganizowana w kraju, jak i za granicą. Często w bardzo egzotycznych miejscach np. na Kubie, w Peru, w Chinach. Same miejsca stanowią niejednokrotnie już ogromną atrakcję. Dodatkowym urozmaiceniem jest oczywiście scenariusz. Organizatorzy często umieszczają je w określonej tematyce np. żeglarskiej, filmowej, wojskowej. Gwoździem programu może więc być kameralny wypad na ryby, korporacyjne regaty lub spotkania biznesowe na lux jachtach albo na polu golfowym, czy impreza w pociągu Orient Expresu, gdzie wraz ze zmieniającym się krajobrazem można korzystać z różnorodnych rozrywek.
Bardzo istotną kwestią jest zorganizowanie eventu, który będzie budził nadzwyczajne emocje. W zamyśle bowiem ma być on nagrodą dla osób wyjątkowych. W związku z tym powinien obfitować w nietuzinkowe atrakcje. Oczywiście byłoby idealnie gdyby udało się połączyć tę niecodzienną rozrywkę z zabawami sportowymi i relaksem w sztandarowych klubach miejscowości, w której organizuje się incentive event.
W szerokiej ofercie turystyki biznesowej znajdują się wycieczki krajowe obok zagranicznych, wyjazdy kilku i kilkunastodniowe. Wszystko to uzależnione od indywidualnych preferencji klienta oraz możliwości organizatorów. Coraz częściej w ofercie pojawiają się egzotyczne wyprawy np. Maroko, Kuba, Peru czy Indonezja z ogromną ilością różnorodnych atrakcji, nie tylko związanych z odwiedzanym miejscem i jego kulturą jak np. nauka kubańskiej rumby, wyprawa do historycznego miasta Inków na szczyt Cusco – Machu Pikczu, Off Road po bezdrożach Bali. Często także program ustalany jest w oparciu o indywidualne preferencje zamawiającego lub z wykorzystaniem ogólnych społecznych zainteresowań. W tym kręgu znajduje się więc nie tylko możliwość uczestnictwa w różnorakich sportowych wydarzeniach, ale także sposobność aktywnego i zarazem ekstremalnego wypoczynku. Oprócz tego można zorganizować wyjazd na Zachodnie wybrzeże USA, gdzie jego niewątpliwą atrakcją jest podróż Fordami Mustangami. Wśród propozycji wyjazdów motywacyjnych znaleźć można także luksusowy pobyt w „willi marzeń”, podróż jachtem lub wielką wyprawę, której główną atrakcją są zakupy. Zainteresowani odcięciem się od świata mogą skorzystać z oferty pobytu na bezludnej, nieskażonej cywilizacją wyspie. Wszystko to dla wyróżnionego pracownika. Jednak to nie on ściśle współpracuje z organizatorem na poziomie ustalania rodzaju wyjazdu motywacyjnego. Decyzję o zakupie i kształcie programu podejmują osoby, które w firmie zajmują się kierowaniem zasobami ludzkimi oraz w dziale marketingu.
Interesującym pomysłem może być zorganizowanie podróży statkiem ze szklanym dnem, z którego można podziwiać nie tylko egzotyczną roślinność mórz i oceanów, ale przede wszystkim poznać zwyczaje i zachowanie zwierząt wodnych. Niebywałą atrakcja może być także nurkowanie wśród rekinów lub po prostu możliwość ich nakarmienia ze statku. Po emocjonujących zabawach doskonałym pomysłem może być obiad w… podwodnej restauracji np. na Malediwach, gdzie spożywa się posiłek siedząc w ogromnym akwarium. Oczekiwanie na posiłek można sobie umilić podziwianiem podwodnego świata.
Jednym z najnowszych trendów jest podniebny posiłek. Na wysokości 50 metrów nad ziemią umieszczone są platformy zawieszone na linach. W opozycji do zwykłego posiłku podawanego w najbardziej ekskluzywnych restauracjach ta propozycja wydaje się być niezapomnianą i wyjątkową, dla nieprzeciętnych pracowników i stałych kontrahentów.
Zorientowane są one przede wszystkim na zabawę i rozrywkę. Wyjazdy motywacyjne nie mają wiele wspólnego z wyjazdami służbowymi i związanymi z wykonywaniem zajęć wynikających z pracy lub interesów. Służą przede wszystkim odpoczynkowi, a także poprawie wizerunku firmy w oczach zatrudnionych osób.
Zmieniające się trendy związane z organizacją eventów oraz niewielkie w okresie kryzysu finansowego, jak na taką imprezę, możliwości finansowe firm zmuszają przedsiębiorców i agencje eventowe do zaniżenia cen z jednoczesnym przygotowaniem ciekawych scenariuszy. Nie jest to niewykonalne zadanie. Wiele przedsiębiorstw, które łączą ze sobą dbałość o ekologię, rozrywkę oraz budują przy tym przyjazną markę, jest tego wspaniałym dowodem.
PF
